IT产品标书范本解读——复印机
范本一：中央某复印机采购项目
1、总体要求：采用数字印刷技术的工作组式复印机，干式静电复印系统，有可 供选择的自动送纸、自动分页器和网络通讯功能。
2、售后服务标准及保修条件见投标人须知中的服务项目对照表。
3、投标人所投报的数码复印机和速印机分别不应超过30个型号，每个型号只允许报一个款型，超出此数量的投标产品将被拒绝。
4、投标人应对每种规格的产品提供相应耗材的使用数据和报价。
5、复印机按照以下类别和规格进行评比：
（1）类别：数码复印机、速印机
（2）数码复印机按照以下顺序进行分类评比：
首先分为五大类：
①A类为基本标配复印机；②B类为基本标配带输稿器组成的配套机型；③C类为基本标配带双面器组成的配套机型；④D类为基本标配带输稿器、双面器和分页功能组成的配套机型；⑤E类为基本标配带输稿器、双面器、分页功能和装订功能组成的配套机型。
再按以出A4纸为标准复印速度分类：
黑白复印速度：①15页（含）－19页、②20页－24页、③25页-29页、④30页-34页、⑤35页－44页、⑥45页－54页、⑦55页－64页、⑧65页－120页；彩色复印速度：①7页（含）－11页、②12页－21页、③22页－31页、④32页－50页；
（3）速印机按照以下顺序进行分类评比：
首先分为两类：
①A类为A3幅面；②B类为B4幅面（含八开）。
再按分辨率分类：300×300dpi、400×400dpi、600×600dpi。 |
范本二：地方某复印机采购项目
1、 总体要求
采用数字印刷技术的工作组式复印机，干式静电复印系统，有可供选择的自动送纸、自动分页器和网络通讯功能。数码复印机和速印机分别投报不超过15个型号，每个型号只允许报一个款型，超出此数量的投标产品将被拒绝。
2、 数码复印机基本技术要求：
（1） 最大原稿尺寸： ≥A3
（2） 复印尺寸： B5 — A3
（3） 曝光控制： 自动、手动
（4） 放大缩小功能 50% ~ 200%，有预置和用户自选倍率
（5） 供纸盒 ≥1个
（6） 臭氧发生量 ＜0.02PPM
（7） 符合国际电磁兼容相关标准；
（8） 具有自动对比度调节、自动放大、自动混合尺寸原稿复印、不停机装纸、插入复印、作业程序预置、自动选纸、图像位移装订留边、消边、透明胶片衬页、作业存储等功能；
3、 复印机按照以下类别和规格进行评比：数码复印机、速印机
（1） 数码复印机按照以下类别和规格进行评比：
首先分为五大类：
①A类为基本标配复印机；②B类为基本标配带输稿器组成的配套机型；③C类为基本标配带双面器组成的配套机型；④D类为基本标配带输稿器、双面器和分页功能组成的配套机型；⑤E类为基本标配带输稿器、双面器、分页功能和装订功能组成的配套机型。
黑白复印速度：①15页（含）－19页、②20页－24页、③25页-29页、④30页-34页、⑤35页－44页、⑥45页－54页、⑦55页－64页、⑧65页－120页；
彩色复印速度（适用于D、E类）：①7页（含）－11页、②12页－21页、③22页－31页、④32页－50页；
速印机按照以下顺序进行分类评比：
首先分为两类：
①A类为A3幅面；②B类为B4幅面（含八开）。
再按分辨率分类：300×300dpi、400×400dpi、600×600dpi。 |
标书解析：
数量受限 参数过高
通过对比标书范本一和范本二，可以看出当前数码复合机采购标书制定中的一些不合理之处。
首先，两个标书范本中都存在明确规定了投标人所投报的数码复印机不应超过多少，这显然是不合理的。只要采购人有需求，标书就应该扩大采购品牌和种类。范本二中更为明显，数码复印机和速印机分别投报不超过15个型号，每个型号只允许报一个款型，超出此数量的投标产品将被拒绝。这样是否有些不妥，是否可以改为建议供应商应提前报选购件这样比较合理。
其次，范本二中还提到数码复印机基本技术要求，曝光控制：自动、手动；臭氧发生量＜0.02PPM；符合国际电磁兼容相关标准；以上这三项属于非通用重点指标，如何去选择判断是一个问题。
复印机行业协议供货已确定的分类包括：ABCDE类配置分类和速度分类，范本一和二中的分类比较典型，没有偏向性。
但是在数码复印机按照类别和规格进行评比时，两份标书都提到C类为基本标配带双面器组成的配套机型，这一点如果改成推荐带双面自动输稿器比较稳妥。而在范本二中把技术参数里，“自动混合尺寸原稿复印”把一小部分低端产品排除在外，显得不是很公平。（马磊）
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复印设备采购有“门道”
事实上，采购人采购数码复印机除了关注标书中提到的三点外，还要注意采购数码复印机要从复印机的类型、性能参数、功能、成本及售后服务等多个方面进行考虑。
技术指标多 采购要慎重
输出分辨率
和打印机、复印机产品一样，输出分辨率也是数码复印机的一项重要的技术指标。目前的数码复印机的输出分辨率都达到600dpi以上，主流数码复印机已经达到了1200dpi甚至2400dpi。其实，600dpi已经可以满足普通文本的复印输出了，而1200dpi的分辨率对于日常办公来说已经绰绰有余。
扫描分辨率
扫描分辨率的意义在于保证输出原稿的清晰度，由于黑白数码复印机主要用于文稿和图表的复印，因此，对于黑白数码复印机来说，600dpi的扫描精度已经足够了，事实上，绝大部分彩色复印机的扫描精度也是600dpi。
复印机的运行速度
复印机的运行速度取决于三个方面：输出速度、预热时间、首页输出时间。
输出速度是影响复印机运行速度的最主要因素，同时也在很大程度上影响到了产品的档次和价格。
预热时间当然是越短越好，目前中端产品的预热时间一般在30秒左右，而低端产品的预热时间则在30～60秒之间。
首页输出时间对多页小批量复印时的速度影响比较大。目前市场上低端数码复印机的首页输出时间多在5秒以上，而中高端数码复印机的首页输出时间则大多在5秒之内。
存储器
一般来说，数码复印机都会配置较大容量的内存，以便有能力实现连续复印，并且在作为网络输出设备时能够容纳尽可能多的等待队列。另外，有的产品还会配有GB级的硬盘作为外存。这样，用户便可以将一些经常需要扫描的文件信息存储在硬盘中，以后需要使用时便无需原稿复印，直接调用即可，在操作应用上更加方便快捷。
复印功能是采购重点
除了性能参数外，我们还要重点考查数码复印机的复印功能，以及它们所拥有的这些功能的强弱。这些功能包括缩放比例、连续复印、自动电子分页、自动旋转复印、图像合并、自动选择纸张、两页分离、消除黑框、预留装订页边、数码空摄、优先复印等。
目前，多数中高档数码复印机的缩放比例为25%～400%，低端产品则大多为50%～200%；连续复印能力一般有1～99页和1～999页两种，通常连续复印99页就已经足够了。
其他如“自动旋转复印”功能，它能够自动识别原稿的大小及方向，如果纸张方向不适合，可以自动调整图像输出方向。虽说功能是越多越好，但很多功能都需要额外购置选配件才可获得，自然是功能越多，价格也就越贵。因此对于这些功能我们应该进行理性分析，根据自己实际的需求来进行选择。
关注使用成本及服务
数码复印机耗材的消耗量通常都比较大，因此，用户在采购前还应该了解该产品耗材的价格和它的使用量，并核算一下使用的单位成本，不要一味只看机器本身的价格。
数码复印机的重量通常都在数十公斤，有的甚至超过了一百公斤，这样的产品出现故障要送修实在麻烦。因此，我们在采购时一定要对售后服务的情况了解清楚，最好选择本地有维修网点，并且能够提供上门服务的产品。（马磊）
政府采购要什么
很多采购人已经采购了数码复印机，他们的目的是节约成本、提高业务效率，但是事实果真如他们所愿吗？大部分企业都不知道他们拥有多少台打印机和数码复印机，更不用说有多少类型和品牌。
打印还是复印
现在市场上销售的数码复印机产品主要有两种类型，一种由复印机厂商基于复印技术开发出的产品；一种是打印机厂商的升级产品。这两种产品同为数码复印机，由于产品设计时的出发点不同，适宜的使用对象也大有差异。采购人在采购的过程中，心里一定要有个“数”。
业内专家认为，采购人在购买设备时，首先要评估自己对打印量及复印量的需求。实际上，从近几年的统计来看，普通的办公环境打印量的需求变得越来越大，而复印量近年呈现下滑的趋势。
由于对自己的需求不了解，许多购买了以复印机为主体的数码复印机的采购人，使用成本并没有得到节约。事实上，只有复印量达到一定程度时，才会体现复印成本降低的优势。
管理成本要关注
除分析打印和复印的需求之外，业内专家认为还提醒采购人，采购数码复印机时要注意它是不是具有网络管理功能。打印成本绝不仅仅是每页成本，后期的维护和管理成本，是采购人更应该关注的问题。（朱毅）马磊 朱毅